Excel est une application bureautique puissante qui vous permet d'effectuer les calculs informatiques les plus complexes, de systématiser les informations et de créer des calculs analytiques. Malheureusement, de nombreux utilisateurs, ne comprenant pas les subtilités d'Excel, ne l'utilisent que comme un simple outil de calcul, comme une calculatrice.
En un temps record, les informations présentées, accompagnées d'indicateurs numériques, peuvent être analysées, prendre des décisions de gestion efficaces en fonction de celles-ci, aider le tableau croisé dynamique dans Excel et savoir comment le réaliser peut être facilement compris en lisant les recommandations des utilisateurs expérimentés.
La procédure pour créer un rapport automatique
Le tableau croisé dynamique est créé à partir du tableau existant, qui peut être un produit Excel ou une autre base de données.
Si l'utilisateur a décidé de suivre le cours initial, comment créer un tableau croisé dynamique dans Excel, il est préférable qu'il s'exerce sur la version tabulaire créée par cette application de bureau. Après avoir maîtrisé les bases de la création de tableaux croisés dynamiques dans Excel, vous pouvez passer à des options plus avancées, lorsque les indicateurs sont obtenus en chargeant des documents créés par des applications complètement différentes.
Exigences de base
Il existe un certain nombre d'exigences obligatoires, sinon le tableau récapitulatif n'effectuera pas les tâches sur lesquelles l'utilisateur se base.
La principale exigence est que toutes les données doivent être entrées sous la forme d'un tableau au sommet duquel, bien sûr, l'en-tête est établi (avec le nom des colonnes indiqué).
En outre, les lignes et les colonnes vides doivent être complètement exclues. En dehors de la table, aucune note ni aucun enregistrement superflus ne doivent figurer dans les lignes ou les colonnes adjacentes à la zone utilisée.
Il est souhaitable que toutes les cellules du tableau aient également des données saisies, dans la mesure du possible, les cellules vides doivent être évitées, car cela pourrait avoir une incidence défavorable sur la systématisation et l'analyse ultérieure des informations.
Souvent, dans Excel, les utilisateurs combinent plusieurs cellules. Si vous devez créer des rapports de synthèse, vous devrez éviter une telle fusion. Il est inacceptable de masquer des lignes ou des colonnes qui, de l’avis de l’utilisateur, n’ont aucune importance dans cette situation.
Instructions pour la création
Une fois que l'utilisateur a satisfait à toutes les exigences ci-dessus, vous pouvez procéder à d'autres actions, ce qui vous permet de comprendre comment créer un tableau récapitulatif dans Excel.
Vous devez d’abord trouver la première cellule, située immédiatement sous le titre tabulaire, et la rendre active. Pour ce faire, vous devez placer le curseur de la souris sur cette cellule et cliquer sur la touche gauche.
Ensuite, dans le menu principal, allez dans l'onglet «Insérer», après quoi son sous-menu apparaîtra, parmi lequel se trouvera une icône avec le nom de l'élément «Tableau croisé dynamique». En cliquant dessus, l'assistant active la création de rapports de synthèse à l'aide desquels il sera beaucoup plus facile de créer un rapport analytique sous forme de tableau.
Dans la boîte de dialogue qui apparaît, l'éditeur de feuille de calcul vous demandera d'analyser la plage. Le plus souvent, l’assistant le détermine correctement de manière indépendante, aucun changement n’est nécessaire.
Vous devez également spécifier l'endroit où l'utilisateur souhaite créer un rapport de synthèse:
- sur la même feuille où se trouvent les principaux indicateurs;
- sur la nouvelle feuille.
Dans la plupart des cas, il est recommandé de recourir à la deuxième option, il n'y aura pas de confusion, car il est plus facile d'analyser les informations reçues.
En se tournant vers une nouvelle feuille, l'utilisateur y trouvera une zone pour la table, ainsi qu'une liste de champs valides. Après avoir décidé quels indicateurs spécifiques doivent être analysés, l'utilisateur doit faire glisser les champs sélectionnés dans les zones "Filtre", "Colonne" avec la souris. De cette manière, il sera possible de créer des colonnes du rapport de synthèse.
De plus, les lignes sont dessinées exactement de la même manière en faisant glisser les champs requis avec la souris. S'il y a plusieurs lignes, il est important de déterminer lesquelles doivent être en haut et lesquelles en bas. Vous pouvez organiser les lignes en premier dans le même ordre et voir si cela est pratique et si les informations récapitulatives seront affichées. S'il est difficile d'analyser les données à cet emplacement, tout est facilement corrigé - il suffit de tenir un certain champ avec la souris et de le déplacer vers le haut ou le bas.
En conclusion, il reste à faire le dernier volet du rapport de synthèse sur les valeurs. Le champ qui est la clé pour l'analyse, par exemple, la masse totale, la quantité totale, lui est transféré.
Si tout est fait strictement selon les instructions, un rapport analytique sera affiché à ce stade. Lorsque des erreurs sont détectées, il suffit d’échanger les champs, de mettre à jour les données et la table sera automatiquement reconstruite.
Utilisation de rapports de synthèse
L'utilisateur décide de créer un tableau croisé dynamique s'il devient nécessaire de recourir fréquemment à des activités d'analyse. À cet égard, il est utile de savoir que la table est équipée d'un filtre qui vous permet de systématiser les données en fonction des critères spécifiés.
Appliquer le filtre
Il est utile pour les utilisateurs novices de savoir comment mettre à jour un tableau croisé dynamique dans Excel et comment effectuer une requête basée sur le regroupement de données.
La mise à jour des données dans le tableau croisé dynamique est importante lorsque l'utilisateur a apporté des modifications à la table principale. Pour mettre à jour les données, vous devez cliquer avec la souris dans l’espace de table en appelant un menu supplémentaire. Il est facile de trouver l'élément "Mettre à jour", et le sélectionner mettra automatiquement à jour.
L'utilisation d'un filtre dans les rapports de synthèse est également très importante. Très souvent, les données quotidiennes des employés sont enregistrées et l’employé responsable des rapports analytiques doit analyser les données pour le trimestre ou le semestre.
Juste pour résoudre ce problème aide le filtre. Encore une fois, rien de compliqué n'est nécessaire. Il suffit de cliquer sur une date avec la souris (clic droit), de sélectionner «Groupe» dans le menu contextuel, suivi d'une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez définir des méthodes de regroupement acceptables. Après cela, la table sera automatiquement reconstruite, sa taille considérablement réduite, et il sera donc beaucoup plus facile d'analyser les données.
Ainsi, il est facile de créer des tableaux croisés dynamiques si vous vous exercez d’abord sur un tableau simple, en respectant toutes les exigences et en saisissant les données correctes. Une fois ces compétences maîtrisées, l'utilisateur en ressentira très vite les avantages, car les données seront analysées dans un court laps de temps, accompagnées d'une précision absolue.